Perencanaan dan Persiapan Town Hall Meeting
1. Tentukan Tujuan yang Jelas:Pastikan ada tujuan spesifik, seperti menyampaikan informasi penting, merayakan pencapaian, atau mengumpulkan umpan balik dari karyawan.
2. Siapkan Agenda Terstruktur:
Buat agenda yang jelas dan ringkas, tidak hanya presentasi panjang. Sisipkan waktu untuk sesi tanya jawab dan diskusi.
3. Siapkan Materi yang Menarik:
Gunakan presentasi visual yang tidak padat, video, atau materi lain yang mudah dipahami dan menarik perhatian.
4. Pilih Lokasi dan Platform yang Tepat:
Pertimbangkan lokasi yang nyaman dan kondusif untuk interaksi, atau gunakan platform online yang stabil dengan fitur interaktif.
Meningkatkan Interaksi dan Partisipasi
1. Gunakan Media Interaktif:Manfaatkan teknologi untuk polling langsung, jajak pendapat, atau sesi tanya jawab interaktif untuk membuat peserta terlibat.
2. Dorong Sesi Tanya Jawab dan Diskusi:
Berikan waktu yang cukup untuk pertanyaan dan diskusi di beberapa titik, tidak hanya di akhir.
3. Libatkan Moderator Berpengalaman:
Pilih moderator yang bisa menjaga jalannya diskusi, memastikan setiap orang mendapat kesempatan berbicara, dan membuat suasana nyaman.
4. Ciptakan Suasana yang Aman:
Dorong karyawan untuk berpendapat jujur dan merasa aman untuk bertanya, sehingga tercipta komunikasi dua arah yang tulus.
Menambah Keseruan Acara
- Variasi Aktivitas: Gabungkan sesi presentasi dengan aktivitas lain seperti sesi diskusi singkat, sesi jejaring singkat, atau pemecah kebekuan untuk menjaga energi tetap tinggi.
- Pilih Lokasi yang Berbeda: Pertimbangkan untuk tidak melakukan town hall di ruang rapat yang membosankan. Pilih tempat yang berbeda dan berkesan untuk menciptakan pengalaman yang lebih menarik.
- Manfaatkan Budaya Perusahaan: Gunakan momen ini untuk memperkuat nilai dan budaya perusahaan, serta membangun semangat tim agar karyawan merasa lebih terhubung dengan perusahaan.
- Berikan Sentuhan Personal: Sampaikan informasi penting langsung dari pimpinan untuk menunjukkan kepemimpinan dan membangun kepercayaan, yang membuat acara terasa lebih berarti.
TWON HALL MEETING THEMATIC ALA MARI KITA KEMON | Paket Meeting dengan Konsep Outing
Konsep Town Hall Meeting dengan Opening Dance dan Ice Breaking bertujuan menciptakan suasana kolaboratif, transparan, dan positif di awal acara untuk meningkatkan keterlibatan peserta sebelum masuk ke agenda utama diskusi dan penyampaian informasi dari manajemen.
Acara dimulai dengan sambutan pembuka yang energik melalui tarian pembuka (opening dance) untuk membangun semangat, diikuti aktivitas ice breaking guna memecah kebekuan dan memfasilitasi interaksi antarpeserta, sebelum dilanjutkan dengan sesi utama seperti presentasi, diskusi, dan tanya jawab.
1. Pembukaan dan Sambutan (Opening Dance)
- Tujuan: Memberikan kesan pembukaan yang dinamis, menarik, dan modern. Tarian pembuka berfungsi untuk membangkitkan semangat dan menunjukkan bahwa town hall meeting tidak harus selalu kaku.
- Pelaksanaan: Tarian bisa ditampilkan oleh tim internal atau profesional. Pastikan tarian tersebut sesuai dengan budaya perusahaan dan dapat memberikan energi positif kepada seluruh peserta.
2. Sesi Ice Breaking
- Tujuan: Membangun suasana yang lebih santai dan akrab antarpeserta, memfasilitasi komunikasi dua arah, serta mendorong partisipasi aktif dalam diskusi selanjutnya.
- Pelaksanaan:
- Pilih aktivitas: Tentukan ice breaking yang sesuai dengan ukuran tim dan jenis pekerjaan.
- Contohnya: permainan singkat, kuis interaktif, atau aktivitas berbagi cerita.
- Dampak positif: Kegiatan ini membantu peserta merasa lebih nyaman untuk menyampaikaDUKUn ide, masukan, atau kritik konstruktif di sesi berikutnya.
MEDIA PENDUKUNG SAAT PENYELENGGARAAN MEETING
Media kegiatan meeting agar efektif mencakup media fisik seperti meja, kursi, papan tulis, dan proyektor, serta media digital seperti aplikasi video conference (Zoom, Google Meet), tool kolaborasi (Notion), dan kalender digital (Google Calendar). Selain itu, alat-alat seperti flip chart, sound system, laptop, dan dokumentasi yang tepat juga sangat penting untuk mendukung diskusi.
Jenis-jenis Acara yang yang kami tawarkan dengan pendampingan mulai dari perencanaan ( Event Planner ) sampai dengan pelaksanaan kegiatan ( Event Organizer ) :
Media fisik
- Meja dan Kursi: Penting untuk kenyamanan fisik peserta.
- Papan Tulis/Flip Chart: Berguna untuk mencatat ide secara langsung dan visual.
- Proyektor dan Layar: Digunakan untuk presentasi visual dan data.
- Sound System: Memastikan semua peserta dapat mendengar dengan jelas, terutama dalam ruangan besar atau meeting online.
- Laptop: Sebagai alat bantu untuk mengakses dan menampilkan materi presentasi.
Media digital
- Aplikasi Video Conference: Google Meet/Zoom: Untuk meeting virtual yang memungkinkan partisipasi jarak jauh dengan fitur seperti screen sharing dan chat.
- Alat Kolaborasi: Notion: Membantu dalam membuat catatan meeting kolaboratif, daftar tugas, dan menyimpan ide-ide.
- Trello/Asana: Membantu mengorganisir dan membagikan tugas setelah meeting.
- Kalender Digital: Google Calendar: Memudahkan penjadwalan, pengiriman undangan, dan reminder otomatis untuk semua peserta.
- Alat penunjang lainnya
- Dokumentasi Rapat: Catatan risalah yang rapi dan lengkap sangat penting untuk melacak keputusan, tindakan, dan PIC yang bertanggung jawab.
- Perangkat Keras: Spidol boardmarker dan peralatan lain yang dibutuhkan agar meeting dapat berjalan lancar sejak awal.
ACARA MEETING DENGAN PENDAMPINGAN JASA EO
Menggunakan jasa event organizer (EO) untuk kegiatan pertemuan atau rapat, terutama dalam skala besar, menawarkan banyak nilai plus yang signifikan bagi perusahaan. Dengan menyerahkan urusan teknis dan pelaksanaan kepada profesional, tim internal dapat lebih fokus pada tujuan utama rapat.
Berikut adalah beberapa nilai plus utama menggunakan jasa EO untuk rapat:
Berikut adalah beberapa nilai plus utama menggunakan jasa EO untuk rapat:
Efisiensi waktu dan energi
- Menghemat waktu persiapan: Tim internal tidak perlu repot mengurus segala detail, mulai dari perencanaan, pemilihan lokasi, hingga koordinasi vendor. EO memiliki keahlian dan jaringan untuk menangani semua logistik secara efisien.
- Fokus pada esensi rapat: Dengan tugas teknis yang ditangani EO, peserta dan penyelenggara internal bisa lebih berkonsentrasi pada isi dan tujuan utama pertemuan, seperti strategi bisnis, target, atau diskusi penting lainnya.
Peningkatan kualitas dan citra acara
- Konsep kreatif dan inovatif: EO dapat memberikan ide-ide segar dan kreatif yang membuat rapat tidak monoton, misalnya dalam bentuk outbound, gala dinner, atau seminar yang lebih interaktif.
- Pelaksanaan yang profesional: Keahlian EO memastikan setiap elemen acara, mulai dari tata letak tempat, peralatan teknis, hingga alur acara, berjalan sesuai rencana dan terorganisir dengan baik. Ini menciptakan kesan profesional yang kuat bagi peserta dan klien.
- Pengalaman peserta yang lebih baik: Rapat yang terkelola dengan baik akan meningkatkan kenyamanan dan pengalaman peserta secara keseluruhan. Hal ini bisa membuat mereka merasa lebih dihargai dan termotivasi.
Manajemen biaya dan risiko
- Pengelolaan anggaran yang efisien: Berkat pengalaman dan koneksi vendor yang dimiliki, EO dapat membantu mengelola anggaran secara lebih efektif. Mereka tahu cara mendapatkan penawaran terbaik dan menghindari biaya tak terduga.
- Mitigasi masalah: EO terbiasa menghadapi berbagai situasi tak terduga. Mereka selalu memiliki rencana cadangan untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul, memastikan acara tetap berjalan lancar.
Jaringan dan sumber daya yang luas
- Akses vendor terbaik: EO memiliki jaringan yang luas dengan berbagai vendor profesional, seperti penyedia katering, perlengkapan teknis, dan lokasi. Ini memastikan Anda mendapatkan layanan terbaik sesuai dengan anggaran.
- Dukungan teknis yang andal: Dengan dukungan tim teknis yang berpengalaman, EO memastikan seluruh aspek teknis, seperti audio, visual, dan pencahayaan, berfungsi dengan sempurna.
Mari Kita Kemon merupakan penyedia Jasa Event Organizer (EO) yang berpusat di Bandung untuk kegiatan gathering, outbound, dan meeting adalah penyedia jasa profesional yang merancang, merencanakan, dan melaksanakan acara-acara tersebut bagi klien, termasuk mengelola konsep, anggaran, vendor, logistik, serta memastikan kelancaran dan kesuksesan acara mulai dari persiapan hingga evaluasi pasca-acara.
Jenis-jenis Acara yang yang kami tawarkan dengan pendampingan mulai dari perencanaan ( Event Planner ) sampai dengan pelaksanaan kegiatan ( Event Organizer ) :
- Gathering: Baik itu company gathering, family gathering, maupun reuni, biasanya diisi dengan kegiatan yang membangun kebersamaan.
- Outbound: Aktivitas fisik dan mental yang bertujuan untuk membangun team building, kepemimpinan, dan komunikasi, baik untuk perusahaan maupun sekolah. Serta aktivitas outdoor lainnya seperti water sport, advnture offroad, paintball, dsb
- Meeting: Mengelola acara rapat dengan konsep yang menarik dan menghilangkan kebosanan, seringkali digabungkan dengan kegiatan gathering atau outbound.
- Fieldtrip Sekolah : Aktivitas untuk peleajar, Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pengalaman belajar yang lebih aktif, menyegarkan pikiran, memperluas wawasan, serta mengembangkan keterampilan sosial dan kemandirian siswa
- Program Lanjut Usia : aktivitas untuk lanjut usia mencakup kombinasi aktivitas fisik, kognitif, dan sosial yang bertujuan menjaga kesehatan fisik, mental, dan kualitas hidup
- Program Pra Pensiun : adalah mempersiapkan individu secara holistik untuk menjalani masa pensiun yang produktif dan bahagia, dengan fokus pada pemberdayaan diri agar dapat mengisi waktu secara positif setelah tidak lagi bekerja.
Cakupan jasa EO kami tidak hanya untuk area Bandung (Lembang, Pangalengan, Ciwidey), dengan penampingan tim pendukung yang profesional dan memiliki integritas tinggi kami melayani event di kota lain seperti Jakarta, Garut, Sukabumi, Kuningan, Tegal, Yogyakarta, Semarang, Malang, sampai luar Pulau seperti Pulau Seribu, Bali, Bangka Belitung dsb
Pastikan menyerahkan acara Gathering, Outbound serta acara Meeting anda dengan pendampingan dari Event Organizer kami.
Hubungi kontak kami
Jasa EO untuk Gathering Outbound Meeting
